Type de contrat

CDI

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Contexte du poste

Dans un contexte réglementaire exigeant (financements, contrôles, audits), le CFA renforce son dispositif de suivi de l’assiduité et de fiabilisation des émargements.

Le/la Chargé(e) de contrôle des émargements joue un rôle clé dans la sécurisation administrative, la coordination pédagogique et la conformité des plannings et présences.

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Missions principales

1. Planification et suivi des plannings

• Élaborer, ajuster et contrôler les plannings de formation (formateurs, groupes, salles)

• S’assurer du respect des plannings par les formateurs et les apprenants

• Anticiper les absences, reports, remplacements et modifications de dernière minute

• Être en appui des équipes pédagogiques pour l’organisation des séances

2. Contrôle de l’assiduité et des émargements (mission prioritaire)

• Vérifier quotidiennement la complétude et la conformité des feuilles d’émargement (papier et/ou digital)

• Relancer formateurs et équipes en cas d’émargements manquants, incomplets ou non conformes

• Contrôler la cohérence entre plannings, heures dispensées et présences effectives

• Corriger, consolider et fiabiliser les données d’assiduité

3. Sécurisation administrative et conformité

• Préparer les dossiers d’émargement en vue des contrôles (financeurs, audits, OPCO, autorités)

• Identifier les risques de non-conformité et proposer des actions correctives

• Mettre en place et faire respecter les procédures internes liées à l’assiduité

• Assurer un reporting régulier auprès de la direction / coordination pédagogique

4. Coordination et communication

• Être l’interlocuteur(trice) central(e) sur les sujets de présence et de planning

• Communiquer avec les formateurs, apprenants et équipes administratives

• Sensibiliser les équipes aux enjeux réglementaires liés à l’assiduité

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Profil recherché

Formation

• Bac +2 minimum (gestion, administration, formation, RH, organisation)

• Une expérience en CFA, organisme de formation ou environnement réglementé est un fort atout

Compétences

• Excellente organisation et rigueur administrative

• Maîtrise des outils de planification et de suivi (Excel, outils d’émargement, LMS appréciés)

• Capacité à gérer des volumes importants de données

• Aisance dans le contrôle, la vérification et le reporting

• Bonne communication écrite et orale

Qualités personnelles

• Très grande rigueur et sens du détail

• Fermeté et diplomatie dans les relances

• Fiabilité, réactivité et sens des responsabilités

• Capacité à travailler en autonomie tout en étant en lien constant avec les équipes

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Enjeux du poste

• Réduction drastique des erreurs et oublis d’émargement

• Sécurisation des financements du CFA

• Amélioration de l’assiduité des apprenants

• Fiabilisation globale de l’organisation pédagogique

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Rattachement hiérarchique

Direction / Responsable administratif